Wir freuen uns sehr, dem Jobcenter Lahn-Dill mit unseren FTIS BI-Tools dabei helfen zu können, Arbeitsprozesse zu automatisieren, effizienter zu gestalten und Fehlerquellen auszuschließen. Danke für die tolle Zusammenarbeit.
Bisheriges Vorgehen
- Bereitstellung der monatlichen Personalkosten in einer Excel-Tabelle durch den Personalservice des Lahn-Dill Kreises
- manuelle Kontrollen und Ergänzungen hinsichtlich der Einbeziehung einzelner Lohnarten, Arbeitszeitänderungen und abrechnungsfähiger Prozente pro Mitarbeiter/in
- manuelle Eingabe der monatlichen Beträge (Arbeitgeber-Brutto, Sozialversicherung)
- Aufbereitung und Zusammenfassung zu notwendigen Positionen für die Meldung an den Bund
- zusätzliche Auswertungen und Datenerfassungen für den Jahresabschluss mit dem BMAS (z.B. Beschäftigungsverbote, Mutterschutz, Langzeiterkrankung)
- manuelle Anpassung der kompletten Logik bei (rückwirkenden) Änderungen der Vorgaben
- für weitere einzelne Fragestellungen wurden Individuallösungen geschaffen
Neues Vorgehen
- Integration der monatlichen Personalkosten und Stammdaten in eine gemeinsame Datenbasis
- Erfassungsmöglichkeit direkt in der Spitzabrechnung zur Integration neuer Lohnarten, abrechenbarer Prozente
- automatische Einbindung/Einbeziehung der erfassten Daten in den Gesamtkontext
- permanente Logikprüfungen
- Zusammenfassung zu den geforderten Meldepositionen ohne manuellen Aufwand – also auf Knopfdruck und jederzeit wiederholbar
Das Projekt "Spitzabrechnung" ist nur ein Beispiel für den automatisierten Einsatz der Business Intelligence Lösung von FTSolutions. Das Data Warehouse und die Auswertungsmöglichkeiten über die browsergestützten Dashboards können in vielen Bereichen verwendet werden. Das BI System von FTSolutions ist eine flexible, vielseitige und automatisierte Lösung um aus Daten Informationen zu generieren und Erkenntnisse zu gewinnen.
Die Vorteile der neuen Business Intelligence-Lösung für das Jobcenter Lahn-Dill werden von den Projektleitern Herrn Manderbach und Frau Graf wie folgt beschrieben:
"Wir gehen von ca. 3 bis 4 Arbeitstagen pro Monat aus, die durch die automatische Übernahme der Daten im BI-Tool eingespart werden können, natürlich abhängig von der Gesamtzahl der Mitarbeitenden bzw. der Anzahl an Änderungen. Besonders auch für rückwirkende Änderungen ist das BI-Tool ideal geeignet. Ein Fallbeispiel war die Energiepreispauschale, die allen Mitarbeitenden im September ausgezahlt wurde. Anfänglich war diese Lohnart Bestandteil unserer Abrechnung, bis im November die Information einging, dass diese Personalkosten nicht in die Abrechnung einfließen. Nach altem Verfahren mussten wir sämtliche Personalkosten des Septembers noch händisch korrigieren – mit dem BI-Tool wäre dies nur die Korrektur/Zuordnung einer Lohnart gewesen.
Vermutlich nutzen wir nur einen kleinen Teil dessen, was das BI-Tool FTIS tatsächlich kann. Dennoch konnten wir bereits vielfältige manuelle Dateneingaben automatisieren und hierdurch auch Fehlerquellen ausschließen. Die Erreichbarkeit und Betreuung durch das FTIS-Team ist super.
Bei monatlich eingesparten ca. 3,5 Tagen kann sich das BI-Einführungsprojekt in ca. 1 Jahr amortisieren.“
